med papir i et arkivskab , skal en person være på kontoret for at få adgang til dokumentet , eller han skal tage filen med ham. En papirløse kontor tillader arbejdere at få adgang til dokumenter fra alle andre steder , der har en computer -forbindelse, herunder en smart telefon. Dette tillader ansatte at være mere effektive , når de arbejder i fjerntliggende områder.
Dokumenter kan nemt beliggende
En del af oprettelse af en papirløse kontor er at bestemme, hvordan filerne bliver navngivet . Derefter kan du nemt finde en fil ved filnavn. Hvis du ikke kender filnavnet, kan du udføre en søgning efter bestemte søgeord i dokumentet , og find det på den måde . I en virksomhed der beskæftiger sig med kontonumre eller erhververe sporing numre til dokumenter , kan dokumenter søges og nemt hentes af disse numre. Et dokument kan refereres ved et navn eller en by bopæl uden at have forskellige filer for hver kategori .
Sikrere og mere sikker Dokumenter
Vigtige dokumenter i et arkivskab kunne gå tabt for evigt i en brand eller en anden katastrofe. Papirløse dokumenter gemt elektronisk let kan bakkes op. Den backup kan være offsite og væk fra dit kontor. Med bakkes op dokumenter, kan du være op og hurtigt at køre igen. Destruktion af papirdokumenter kan betyde ødelæggelse af din virksomhed og indtægtskilde. Med korrekte sikkerhedsforanstaltninger , er det mere svært for nogen at bryde ind i elektroniske filer og stjæle dem end at bryde ind i et kontor og stjæle fortrolige kunde eller klient oplysninger.
Overvejelser
Brug mindst to sikkerhedskopier af dine dokumenter med en offsite. Brug professionel software lavet til et kontor for at oprette din papirløse dokumenter. Har en proces på plads til at arkivere ældre elektroniske dokumenter og navngive dem på en genkendelig måde , måske inkorporere oprettelsesdatoen som en del af navnet. Altid kryptere følsomme data for at beskytte det. Men husk papirkopier af professionelle licenser og visse underskrevne dokumenter .
Hoteltilbud
