Kronologisk arkivering betyder organisering af dokumenter , kvitteringer og andre optegnelser ved hjælp af den dato, på det dokument eller den dato, filen blev oprettet eller ændret . Den ældste dokument er placeret i begyndelsen af filen med alle efterfølgende dokumenter bliver placeret på en lignende måde i henhold til den dato og måned (f.eks 1 august , den 15. september , den 30. august).
Pros
Kronologisk arkivering er en fremragende metode til større indkøb og væsentlige forretningsmæssige relationer. Alle relaterede dokumenter opbevares fra købsdatoen eller starten af forholdet til aktuelle dag , som giver dig mulighed for at forklare præcist, hvordan begivenhederne har fundet sted, og hvad folk eller enheder har været involveret . Grundighed kronologisk arkivering kan være særligt nyttigt i retssager. Kronologisk arkivering giver dig også mulighed for hurtigt at få adgang til de specifikke dokumenter , du har brug for uden at søge gennem hele filen , så længe du kender den tidsramme , hvor dokumenterne er blevet oprettet eller ændret .
Cons
Kronologisk arkivering kan resultere i store filer , der fylder en stor mængde plads. Desuden kan kronologiske filer indeholder uvigtige papirer , såsom standardbreve og rutinemæssig korrespondance , der ikke behøver at være indgivet . Da alle papirer vedrørende en sag holdes det kan være vanskeligt at nemt trække et bestemt dokument, som du har brug for , hvis du ikke kender den dato, den blev oprettet eller ændret . En måde at afhjælpe denne ulempe er at opretholde et indeks over alle dokumenter i filen med en kolonne notering datoen for dokumentet og en anden kolonne , der beskriver dokumentet, så du let kan finde et bestemt dokument. Indekset skal opdateres, hver gang et nyt dokument føjes til filen.
Omvendt kronologisk arkivering
anden beslægtet , men anden metode til arkivering, er omvendt kronologisk arkivering . Ved hjælp af denne metode , er det nyeste dokument placeret i begyndelsen af filen med alle dokumenter, der er indgivet i en lignende måde (f.eks , 1. juni 1. maj , 1. april ) . Om du vil bruge kronologisk eller omvendt kronologisk metode er en personlig præference , men mange mennesker foretrækker sidstnævnte til arkivering elementer såsom betalt kreditkort eller regninger fordi ældre fakturaer og betalingsanmodninger bekræftelser sjældent kan være nødvendigt at få adgang.
