Et godt registreringssystem bør være tilgængelige. Hvis de poster , du holder ikke let kan findes ved alle, der kender systemet , er det ikke effektivt . Mens forskellige typer af information kræver forskellige systemer, er de fleste arkivsystemer opdelt efter emne , før de er ordnet alfabetisk eller sat i kronologisk rækkefølge. Alle filer vedrørende " igangværende projekter " for eksempel , ville blive grupperet sammen. Dog kan en enkelt fil hører under mere end ét emne overskrift , og det er her, krydsreferencer kommer i spil.
Hvad Krydshenvisninger Er
Et kryds - henvisninger system giver dig mulighed for at gøre et notat på en given fil, der fortæller dig, hvor relateret information passer ind i dit arkivsystem . Sig du har et igangværende projekt , der refererer forskning noter , du har foretaget på et givet emne . At forskning hører under " forskning" ikke under " igangværende projekter ", fordi det kan være relevant for andre projekter eller filer. Hvis du sendte det kun med dine nuværende projekter, du ville have til at søge at finde den, når du havde brug for det for et andet projekt. Arkivering det under "forskning" og derefter gøre et notat under " igangværende projekter " om hvor man kan finde det , er krydsreferencer .
De anvendelser af Krydshenvisninger
krydsreferencer giver dig mulighed for at holde lignende emner sammen for nem adgang og finde relaterede oplysninger uden unødvendige søgning. Hvis for eksempel , var du opgørelser over dine samlerobjekt baseball-kort , kan du blive nødt til at finde de kort, der relaterer sig til et bestemt år , hold eller spiller , men du kan kun arkivere dem på ét sted. Du kan gruppere alle kortene omkring en given team sammen og sætte dem i kronologisk rækkefølge , men spillerne skifter hold . Realiseringen af et notat af alle hold , at en given spiller har været på og i hvilke år , giver dig mulighed for nemt at spore , at spillerens kort .
Sådan krydshenvisning
Effektiv krydsreferencer afhængig enkelhed. Hvis du forsøger at organisere alt bruge for mange kategorier, du ender med et rod af noter. Breaking dine filer ned efter emne fungerer kun, når du bruger brede, almene fag og derefter krydshenvisninger mellem disse fag. For eksempel kan du bryde dine personlige filer ned i kategorier som "budgetter ", " kvitteringer ", " fakturaer " og " regninger ", og derefter sætte dem i kronologisk rækkefølge. Med blot fire kategorier, kan du krydshenvisning som fakturaer og regninger , du har betalt ved at have en notecard i filen med en liste over , hvilke der kan findes i din " kvitteringer " fil . Dette lader dig vide et overblik , hvad der er stadig udestående . Men hvis du forsøger at kategorisere efter virksomhed , er du nødt til at gå igennem hver enkelt virksomheds fil for at finde disse oplysninger. Denne proces kan være nødvendigt for en stor virksomhed , der beskæftiger sig med mange specifikke virksomheder, men upraktisk for personlige udgifter eller mindre virksomheder.
Hoteltilbud
